Οι δημόσιοι διαγωνισμοί πραγματοποιούνται με σκοπό την απόκτηση προμηθειών από φορείς και υπηρεσίες του Δημοσίου (όπως Υπουργεία, Νοσοκομεία, Αστυνομία, Στρατιωτικές υπηρεσίες, Πυροσβεστικό σώμα κτλ), τοπικές αυτοδιοικήσεις (Περιφέρειες, Δήμους κτλ) και ΔΕΚΟ (ΔΕΗ, ΔΕΥΑ, ΟΣΕ, ΟΑΣΑ κτλ), σύμφωνα με συγκεκριμένες διαδικασίες. Οι αγορές αυτές αφορούν αγαθά, έργα και υπηρεσίες απαραίτητα για τη λειτουργία των προαναφερθέντων φορέων, καλώντας προμηθευτές, με τη μορφή διαγωνισμού, να υποβάλουν τις προσφορές τους.

Οι υποβολές των προσφορών γίνονται μέσω του ΕΣΗΔΗΣ, το οποίο είναι ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό Σύστημα, που λειτουργεί μέσω της ιστοσελίδας: www.promitheus.gov.gr και επιτρέπει με ηλεκτρονικό τρόπο την διεξαγωγή Διαγωνισμών, την υποβολή προσφορών και ενστάσεων, την αξιολόγηση, ανάθεση, σύναψη και εκτέλεση όλων των Δημοσίων Συμβάσεων.

Η διαδικασία που ακολουθείται για τον κλειστό διαγωνισμό εξελίσσεται στις ακόλουθες φάσεις:

1. Αρχικά ο προμηθευτής υποβάλλει την τεχνική και οικονομική του προσφορά στο πληροφοριακό σύστημα

2. Ο αναθέτων φορέας ανοίγει πρώτα τις τεχνικές προσφορές, ελέγχει τα δικαιολογητικά υποβολής (πχ Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο ή ΤΕΥΔ, εγγυητική επιστολή, προφίλ επιχείρησης, τεχνικά χαρακτηριστικά κτλ) και γενικότερα ότι έχει προδιαγράψει στην προκήρυξη.

3. Οι προμηθευτές που πληρούν τις προδιαγραφές περνάνε στο επόμενο στάδιο και ο αναθέτων φορέας ανοίγει  τις οικονομικές προσφορές.

4. Με βάσει τα κριτήρια ανάθεσης της διακήρυξης, γίνεται η κατακύρωση στον προμηθευτή και καλείται να υποβάλει τα αντίστοιχα δικαιολογητικά (πχ απόσπασμα ποινικού μητρώου, ασφαλιστική ενημερότητα, πιστοποιητικό μη πτώχευσης κτλ) στο πληροφοριακό σύστημα.

5. Μετά τον έλεγχο πληρότητας των δικαιολογητικών, καλείται ο προμηθευτής να υπογράψει την σύμβαση.

Κάθε διαγωνιζόμενος καλείται να δώσει ορισμένες εγγυήσεις με τη μορφή εγγυητικής επιστολής σε διάφορα στάδια:

• Εγγύηση συμμετοχής στο Διαγωνισμό (συνήθως 2% της προϋπολογισθείσας δαπάνης προ ΦΠΑ), η οποία επιστρέφεται μετά την κατακύρωση ή την λήξη ισχύος της προσφοράς του προμηθευτή.

• Εγγύηση καλής εκτέλεσης της σύμβασης (συνήθως 5% επί της συνολικής συμβατικής αξίας προ ΦΠΑ).

• Εγγύηση προκαταβολής, αν η σύμβαση προβλέπει την προκαταβολή στον προμηθευτή του 50% του τιμήματος (προ ΦΠΑ).

• Εγγύηση καλής λειτουργίας ή διατήρησης, σε περίπτωση που το έργο δεν προχωρήσει.

Τα κριτήρια ανάθεσης μιας προμήθειας δύναται να είναι :

• Η χαμηλότερη τιμή: αποτελεί το απλό μειοδοτικό σύστημα, με τη λεπτομέρεια ότι αν κάποια προσφορά κριθεί υπερβολικά χαμηλή μπορεί να απορριφθεί, αφού προηγουμένως ζητηθούν εξηγήσεις από τον ενδιαφερόμενο προμηθευτή και κριθούν ανεπαρκείς.

• Η πιο συμφέρουσα προσφορά: η κατοχύρωση βασίζεται σε σειρά κριτηρίων ποιοτικής επιλογής (π.χ. η συμφωνία του προσφερόμενου υλικού με τις τεχνικές προδιαγραφές της διακήρυξης, η καταλληλότητα του υλικού για την εξυπηρέτηση του σκοπού, η εγγύηση καλής λειτουργίας ή διατήρησης κ.α.)

Κάθε διαγωνιζόμενος ο οποίος κρίνει ότι αδικείται λόγω εσφαλμένης εκτίμησης ή εφαρμογής του  νομοθετικού πλαισίου έχει τη δυνατότητα να καταφύγει σε ενστάσεις-προσφυγές.

Ο προμηθευτής μπορεί να πληρωθεί με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

• Εξόφληση 100% μετά την οριστική παραλαβή των αγαθών

• Χορήγηση έντοκης προκαταβολής μέχρι 50% της συμβατικής αξίας (προ ΦΠΑ), έναντι ισόποσης εγγυητικής επιστολής και εξόφληση μετά την οριστική παραλαβή των υλικών

• Πληρωμή 20% (προ ΦΠΑ) με το μακροσκοπικό πρωτόκολλο παραλαβής και εξόφληση μετά την οριστική παραλαβή αγαθών

• Κάθε άλλο τρόπο που ορίζεται ρητά στη διακήρυξη

Το γραφείο μας αναλαμβάνει: 

• την συμβουλευτική υποστήριξη στην διαδικασία έκδοσης ψηφιακής υπογραφής, η οποία είναι υποχρεωτική για την ηλεκτρονική υποβολή και σε όλα τα στάδια της δημοπρασίας,

• προετοιμασία φακέλου δικαιολογητικών υποβολής, με επίβλεψη στην δημιουργία άρτιων οικονομικών προσφορών και προσκόμιση σωστών δικαιολογητικών,

• ψηφιοποίηση & ηλεκτρονική υπογραφή εγγράφων που απαιτούνται και έγκαιρη επισύναψη στο πληροφοριακό σύστημα,

• παρακολούθηση της πορείας της δημοπρασίας, υποβολή τυχόν ενστάσεων, προετοιμασία δικαιολογητικών κατακύρωσης κτλ έως την ανάθεση του έργου & υπογραφή της σύμβασης.

Επιπλέον, τηρείται πρωτόκολλο εμπιστευτικότητας, εχεμύθειας και μοναδικότητας για κάθε κατατιθέμενη προσφορά.